De LCvV heeft een taak bij meningsverschillen tussen cliëntenraden en zorginstellingen. De LCvV kan door bemiddeling proberen menings­verschillen op te lossen. Bovendien is de LCvV bevoegd om een uitspraak te doen over meningsverschillen.

Leden van de instandhoudende organisaties en de cliëntenraden die door hen zijn ingesteld kunnen een beroep doen op de LCvV.

In de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz) staat welke zaken aan de LCvV kunnen worden voorgelegd. Een cliëntenraad kan bijvoorbeeld een beroep doen op de LCvV als hij vindt dat de zorginstelling zich niet houdt aan de verplichting om advies of instemming te vragen, onvoldoende faciliteiten of budgte beschikbaar stelt. Een zorgaaninstelling kan een beroep doen op de LCvV als hij een besluit wil nemen waar de cliëntenraad niet mee instemt.

De LCvV kan, naast de meningsverschillen die de Wmcz noemt, ook andere meningsverschillen behandelen, mits de zorginstelling en de cliëntenraad dit vooraf met elkaar hebben afgesproken. 

De LCvV behandelt de verzoeken die aan haar worden voorgelegd zorgvuldig en voortvarend. In de regel doet de LCvV binnen drie maanden uitspraak. Indien er een spoedeisend belang is kan een voorlopige voorziening worden gevraagd. Bi deze procedure  kan er binnen drie tot vier weken een uitspraak worden gedaan 

Hoe lang een bemiddelingsprocedure duurt hangt sterk af van de omstandigheden, het eerste gesprek kan doorgaans al op korte termijn gehouden worden.

De LCvV bevestigt de ontvangst van een verzoek schriftelijk. De LCvV stuurt een kopie van het verzoek aan de zorginstelling. Of, als de zorginstelling het verzoek heeft gedaan, aan de cliëntenraad. De voorzitter van de LCvV bepaalt of de LCvV een bemiddelingsgesprek houdt of een hoorzitting organiseert. De secretaris neemt vervolgens contact op met de cliëntenraad en de zorginstelling om een afspraak te maken voor het bemiddelingsgesprek of de hoorzitting. Gedurende de hele procedure past de LCvV het principe van hoor en wederhoor toe. Cliëntenraad en zorginstelling ontvangen dus elkaars brieven aan de LCvV en krijgen gelegenheid om daarop te reageren.

De procedure is gedetailleerd beschreven in het reglement van de LCvV.

De voorzitter van de LCvV leidt de hoorzittingen. De bedoeling van een hoorzitting is om de informatie te krijgen over het meningsverschil die de LCvV nodig heeft om daarover een uitspraak te kunnen doen. De voorzitter stelt de zorgaanbieder en de cliëntenraad tijdens de hoorzitting in de gelegenheid om hun standpunten toe te lichten. Waar mogelijk zal de LCvV stimuleren dat de cliëntenraad en de zorgaanbieder tijdens de zitting alsnog mogelijkheden ontdekken om hun meningsverschil onderling op de lossen. In dat geval stelt de LCvV haar uitspraak uit tot gebleken is of zij erin slagen deze mogelijkheden te benutten.

De LCvV wordt tijdens hoorzittingen vertegenwoordigd door de voorzitter en twee leden. Bovendien is de secretaris aanwezig, zij maakt een samenvattend verslag van de hoorzitting.

De zorgaanbieder wordt in principe vertegenwoordigd door de bestuurder of de directeur. De cliëntenraad wordt vertegenwoordigd door degene die daartoe bevoegd is volgens het reglement van de cliëntenraad. Meestal zijn dat de voorzitter en de secretaris van de cliëntenraad. Ook andere leden van de cliëntenraad kunnen desgewenst aanwezig zijn.

De cliëntenraad en de zorgaanbieder kunnen desgewenst een adviseur meenemen naar de hoorzitting, bijvoorbeeld een advocaat. Cliëntenraden die zijn aangesloten bij de LOC, het LSR of VraagRaak kunnen een beroep doen op deze organisaties. 

Uitgangspunt is dat de LCvV zitting houdt op een locatie van de zorginstelling van waaruit het geschil is ingediend. Ook kunnen zittingen digitaal via beeldverbinding worden gehouden wanneer de omstandigheden dit vergen. 

Enkele weken na de hoorzitting ontvangen cliëntenraad en zorginstelling een schriftelijke uitspraak van de LCvV. Hierin beschrijft de LCvV van welke feiten zij is uitgegaan, welke regels daarop van toepassing zijn en tot welk oordeel de LCvV op basis daarvan is gekomen. Tegen uitspraken van de LCvV kan binnen drie maanden beroep worden ingesteld bij de Ondernemingskamer van het Gerechtshof Amsterdam. Na het verstrijken van de beroepstermijn is een uitspraak van de LCvV bindend.

Sinds 1 juli 2019 kent de LCvV de mogelijkheid van een spoedprocedure, ook wel voorlopige voorziening genoemd. Als een cliëntenraad of zorginstelling vindt dat er sprake is van spoedeisend belang waarvoor een voorlopige voorziening nodig is, dan kan de procedure die in het reglement van de LCvV (zie publicaties) onder artikel 24 is opgenomen worden aangevraagd.

Het is mogelijk dat de LCvV aanbiedt te proberen een geschil via bemiddeling op te lossen. Wanneer beide partijen daar mee instemmen volgt uitnodiging voor een bemiddelingsgesprek op een geschikte locatie van zorginstelling. Het gesprek vindt plaats onder leiding van een van de LCvV commissieleden die als neutrale en onafhankelijke derde, met kennis van zaken, zal proberen om partijen bij elkaar te brengen. De secretaris van de commissie is aanwezig om afspraken vast te leggen en/of om een kort verslag van het besprokene voor partijen op te stellen. 

De bedoeling van het gesprek is dat partijen hun geschil oplossen; dat kan soms door een nadere toelichting op gebeurtenissen of standpunten te geven, soms door een compromis te sluiten en soms door nieuwe/nadere afspraken te maken of een andere praktische oplossing te bedenken. Bij een bemiddeling geeft de LCvV geen oordeel of bindende uitspraak over de zaak! 

Een bemiddelingsgesprek kan leiden tot de volgende uitkomsten: 

1. Partijen zijn tevreden over het resultaat van de bemiddeling en de zaak komt daarmee tot een einde; de procedure wordt gestopt; 
2. Partijen weten nog niet zeker of ze tevreden zijn, de zaak wordt enige tijd aangehouden met de mogelijkheid van een vervolggesprek; 
3. Een of beide partijen is/zijn niet tevreden over het resultaat van de bemiddeling. Er kan dan alsnog een verzoek tot een hoorzittingsprocedure gedaan worden om tot een bindende uitspraak te komen. 
   
   

Bemiddeling kan alleen met uitdrukkelijke toestemming. Het staat geheel vrij om wel of niet op een bemiddelingsvoorstel in te gaan.

De organisaties die de LCvV in stand houden dragen het grootste deel van de kosten van de LCvV. Aan een zorginstelling die een beroep op de LCvV doet (en eveneens wanneer diens cliëntenraad dit doet), brengt de LCvV een eigen bijdrage in rekening. Dit bedrag is afgestemd op de griffierechttarieven van rechtbanken en bedraagt per 1 januari 2024 € 676,- voor een hoorzittingsprocedure.

Wanneer de LCvV komt bemiddelen kost dat de organisatie € 338,- per gesprek. Aan cliëntenraden brengt de LCvV nooit kosten in rekening.

Ook zorginstellingen die geen lid zijn van ActiZ, De Nederlandse GGZ, NVZ, VGN, Jeugdzorg Nederland, InEen, KNMT, KNGF, LHV of FMS, kunnen de LCvV inschakelen bij cliëntmedezeggenschapsgeschillen. Hun instellingsreglement of andere rechtsgeldige overeenkomst dient daar dan wel in te voorzien. In deze gevallen brengt de LCvV een hoger tarief voor de procedure of de bemiddeling in rekening. Dit bedrag is samengesteld uit de kostprijs van de procedure met een opslag voor de algemene instandhoudingskosten. Meer informatie hierover kunt u vragen bij de secretaris van de LCvV.

Het woord ‘vertrouwenslieden’ wordt soms verward met 'vertrouwenspersonen'. Vertrouwenspersonen adviseren cliënten of familieleden die niet tevreden zijn met wat de zorgaanbieder hen biedt en helpen hen zonodig bij het indienen van een klacht. De LCvV heeft echter geen taken ten aanzien van individuele klachten van cliënten. De LCvV is er uitsluitend voor meningsverschillen tussen cliëntenraden en zorginstellingen op basis van de Wmcz.

Om haar taak als bemiddelaar en scheidsrechter goed te kunnen vervullen, moet de LCvV onafhankelijk en onpartijdig zijn. De LCvV kan daarom niet als adviseur van een cliëntenraad of zorginstelling optreden. Dan zouden immers de onpartijdigheid en onafhankelijkheid van de LCvV in het geding kunnen komen. Voor advies verwijst de LCvV cliëntenraden door naar de LOC, het LSR of VraagRaak en zorginstellingen naar ActiZ, VGN, de Nederlandse GGZ of de NVZ.

Zorginstellingen en cliëntenraden kunnen uiteraard wel een beroep doen op het secretariaat van de LCvV als zij geïnformeerd willen worden over de werkwijze van de LCvV of over de uitspraken die de LCvV heeft gedaan.

Cliëntenraden en zorginstellingen kunnen schriftelijk en digitaal een beroep doen op de LCvV. In de brief of e-mail moet omschreven staan om wat voor meningsverschil het gaat. Bovendien moet alle informatie worden bijgevoegd die van belang is voor de beoordeling van het meningsverschil, denk daarbij aan verslagen, correspondentie en dergelijke.

Wie overweegt om de LCvV in te schakelen kan uiteraard vooraf contact opnemen met de secretaris om dit te bespreken.

Door de invoering van de Wmo 2015 is de reikwijdte van de WMCZ enigszins beperkt en is de naleving hiervan niet meer verplicht voor zorginstellingen die uitsluitend vanuit de Wmo gefinancierd worden. In plaats daarvan kan nu in een gemeentelijke verordening bepaald worden voor welke instellingen er een regeling voor cliëntmedezeggenschap moet zijn. Of er een medezeggenschapsregeling is bij Wmo zorgverlening, kan dus per gemeente verschillen. Wanneer een instelling een medezeggenschapsreglement heeft waarin de LCvV als geschilbeslechtende instantie opgenomen is, zullen verzoeken wel in behandeling genomen kunnen worden.

Indien een van partijen het niet eens is met een uitspraak van de LCvV kan deze het geschil binnen drie maanden na kennisneming van de uitspraak voorleggen aan de Ondernemingskamer van het Gerechtshof te Amsterdam.